В любом бизнесе может возникнуть ситуация, когда подошел очередной срок платежа, а на расчетном счете не оказалось средств, чтобы платеж погасить. Если компания на постоянной основе не контролирует свои расходы и не занимается планированием финансовых потоков, такие ситуации будут происходить довольно часто, потому что без планомерного учета, контроля и анализа движения денежных средств она не сможет предсказать кассовый разрыв (англ. cash deficiency, cash gap) – временную нехватку финансов на оплату очередных платежей.

Результатом кассового разрыва может стать, например, перенос оплаты поставщику и ухудшение отношений с ним из-за этого.

А если кассовый разрыв – регулярное явление в организации, может произойти нарушение цепочки поставок и, в конце концов, потеря клиентов или покупателей

Внедрение программы для автоматизации платежного календаря позволяет оперативно работать с денежными средствами, планировать их и управлять активами организации, что значительно повышает эффективность бизнес-процессов компании и обеспечивает ее финансовую устойчивость.

После автоматизации платежного календаря вы получите:

1. Оптимизация работы казначейства
2. Точное планирование денежных средств
   
3. Устранение кассовых разрывов
   
4. Эффективное управление активами
   
5. Постоянный контроль за расходованием ДС

Механизм составления платежного календаря:

1. Сформировать план предстоящих платежей. Разработать конкретные статьи расходов (зарплата, поставщики, налоги, кредит), указать источники оплаты (касса, расчетный счет), утвердить ответственное лицо и согласованность платежа, оставить поле для пометки об оплате или отказе.Такая детальная проработка плана расходов должна быть произведена по каждому подразделению компании. После сбора информации в едином виде можно будет проанализировать, каковы потребности компании в расходовании денежных средств;
2. Сформировать план предстоящих поступлений. Информация вносится конкретно по каждому дню, когда планируется получить деньги от покупателей и заказчиков. Когда величина поступлений по дням не известна, можно общий объем планируемых доходов разделить на количество дней, а затем корректировать план по мере окончания периода. При этом желательно определиться с тем, какую долю поступлений можно использовать для погашения тех или иных обязательств. Чаще всего это делается на основе анализа сведений из прошлых периодов. Кроме того, целесообразно установить, какой остаток денежных средств должен быть в компании на конец рабочего дня;
3. Утвердить регламент платежей. Он представляет собой механизм, на основании которого в компании будет происходить разработка, утверждение и исполнение платежей. При этом нужно определить правила формирования заявок от конкретных подразделений компании, их порядок согласования с руководством и сроки подачи, рассмотрения и утверждения. С регламентом нужно ознакомить всех руководителей подразделений, чтобы кто-то из них не требовал немедленной оплаты того или иного счета;
4. Установить очередность платежей. Оперативное управление платежами возможно в том случае, если по каждому из них будет установлен приоритет его исполнения, а также определены конкретные сроки перечисления согласно договору. Очередность необходимо устанавливать по той причине, что средств, имеющихся на начало конкретного дня, может не хватить на оплату всех платежей. По этой причине нужно определить, какие из них нужно обязательно осуществить, а какие можно перенести на другой день. Как правило, сначала осуществляются обязательные платежи, например, зарплата, налоги, кредиты, затем по поставщикам, и после этого - второстепенные.
5. Отразить информацию в платежном календаре. После определения всех расходов нужно внести их в платежный календарь. Кроме того, нужно анализировать сведения на конец каждого дня для того, чтобы понять, соблюдается ли план или есть отклонения. На основе этой информации выявляется, где в платежном календаре были допущены ошибки или неточности и каким образом их можно исправить или предусмотреть в будущем периоде.

Также мы можем построить Индивидуальный план автоматизации платежного календаря под специфику Вашего предприятия:

Получить решение