26.08.2022

Зачастую в работе с клиентами, мы сталкиваемся с тем, что предприниматели ведут только отчет о движении денежных средств (ДДС). О состоянии бизнеса они судят только по этому отчету: прибылью считается остаток денег на счетах, выручкой — приход денег. Это в корне неверно.

У каждого предпринимателя частенько возникают вопросы: «Какая прибыль в этом месяце», «Сколько я должен поставщикам?», «Сколько мне должны клиенты» На которые ДДC ответит не может. Из него пытаются вытащить дополнительную аналитику, на которую он по определению не способен.

Сегодня мы рассмотрим какие задачи на самом деле выполняет ДДС, а какие стоит возложить на другие инструменты .

Для того, чтобы правильно вести учет денег в компании нужно всего 3 отчета: ДДС, ОПиУ и Баланс

Две главные функции отчета ДДС

Зачастую предприниматели считают, что им не нужны другие отчеты, Но на самом деле, ДДС — простой отчет, у которого только две основные функции.

1. Показывать движение денег. Пришли деньги — вы внесли в отчет сумму прихода: от кого, за что, на какой счет или в какую кассу. Заплатили кому-то — внесли расход.

2. Анализировать денежный поток. В этом отчете вы видите, на что тратятся деньги, в каком количестве и на каких счетах они лежат, как они двигаются между счетами, сколько денег за отчетный период пришло и сколько ушло.

На ряд важных вопросов о вашем бизнесе ответят другие отчеты — ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках) и Баланс.

Если вы хотите знать точную сумму вашей прибыли - то вам нужен отчет ОПиУ.

Часто собственники считают, что деньги, которые приходя от покупателей — это выручка. А прибылью считают остатки денег на расчетном счете.

Но деньги, выручка и прибыль — это абсолютно разные вещи. И если все это смотреть только в отчете ДДС, можно заработать кассовый разрыв и ошибочное мнение о прибыли и убытках.

Представим ситуацию:

Студия танцев, которые продает абонементы. Приходит покупателей и покупает абонемент 10 занятий по 20 000 тг. Отражаем приход денег в кассу в отчете ДДС за март.

Но это еще не выручка! Выручка признается не в момент покупки абонементы, а в момент, когда клиент пришел на занятие. И расходы признаются в соответствии с выручкой: зарплата преподавателю начисляется исходя из проведенных занятий.

Март. Клиент пришел на занятие 1 раз. Признали в ОПиу выручку в январе 2000 тг, заплатили тренеру за урок 1000 тг. Прибыль равна 1000 тг.

Апрель. Клиент пришел 4 раза. Выручка: 8000 тг, преподавателю платим: 4000 тг. Прибыль: 4000 тг.

Таблицы выше наглядно показывают две вещи. 1) Деньги, которые пришли в кассу — это не выручка и 2) Сумма денег на конец периода, которую показывает отчет ДДС — это не прибыль. Надо ли говорить, что если компания заработала 1000 тг, а собственник думает, что 19 000 — это так себе ситуация.

Отчет ДДС показывает только деньги на счетах, но никак не прибыль.

Узнать кто кому должен и запасы на складах можно узнать в Балансе.

Если вы купили запчасти на 200 000 тг и отметили как выбытие 200 000 тг в ДДС - то это неправильно!

Ведь это не означает, что запчасти поступили на склад. После предоплаты и до момента прихода на склад они должны быть в графе «Дебиторская задолженность» в Балансе. Если поставщик не исполнит свои обязательства по поставке, то вы увидите это в Балансе.

Резюмируем: 

Для правильного учета денежных средств в компании нужны 3 отчета: ДДС, ОПиУ и Баланс.

• ДДС — откуда пришли деньги, куда ушли, на каких счетах хранятся

• ОПиУ — сколько выручки получили, сколько расходов понесли, сколько чистой прибыли заработали

• Баланс — сколько должен я и сколько должны мне, сколько запасов на складе, чему равен собственный капитал