16.06.2019

Несколько лет назад я узнал об одной ситуации у знакомых мне людей, которая меня удивила. ТОО оказалось в стесненных обстоятельствах и руководитель, он же владелец, поинтересовался у бухгалтера о дебиторской задолженности. Она составила сумму более 30 млн. тенге, из которых большая часть уже оказалась просроченной. Удивило меня то, что такая значительная сумма оказалась вне поля внимания руководителя.

Почему это важно? В былые годы маржинальность в проектах позволяла решать задачи финансирования с размахом, победу гарантировали преимущества, часто не связанные с эффективностью управления. А кассовые разрывы и временные затруднения с лихвой компенсировались прибылями и выгодами по завершении проекта. Но эти времена прошли.

Неопределенность порождает риски, риски увеличивают прибыли или убытки, превращая бизнес в лотерею. Для снижения неопределенности необходимо планирование. Самый простой способ, это блокнот или ежедневник. Более продвинутые используют Excel. Однако и тот и другой способы весьма рутинны, отнимают много времени. Отчасти разгрузить способны бухгалтер или экономист. Но и они не имеют всей информации. О чем, конкретно мы сейчас говорим? Давайте рассмотрим пример:

Предприятие на 1.09.2018 имеет на расчетном счете остаток в размере 2 млн. тенге, в кассе 100 тыс. 5 сентября предстоит выплатить заработную плату в размере 1 млн., а 25.09 налоги в размере 0,4 млн. Поступает предложение выполнить работ на сумму 4 млн. тенге, заактировать которую можно 20.09, а получить расчет по ней 30.09. При этом в проект потребуется вложить 1 млн. тенге на материалы. Может ли предприниматель взяться за заказ? 

Давайте попробуем сделать план ДДС с кэш-фло.

дата операции	наименование операции	сумма операции	исходящий остаток
01/09/18	остаток ден. средств	2 100 000	2 100 000
02/09/18	закуп материалов для заказа	-1 000 000	1 100 000
05/09/18	выплата заработной платы	-1 000 000	100 000
25/09/18	выплата налогов	-400 000	-300 000
30/09/18	получение оплаты за заказ	4 000 000	3 700 000

Ответ, согласно этого плана на поверхности, предприниматель не сможет взяться за этот заказ, потому что 25.09 он не сможет выплатить налоги. Но этот план слишком примитивен, а сильным мотиватором является хороший доход от заказа. Поэтому мы попробуем выполнить более тщательно планирование и учтем факторы, которыми в начале пренебрегли. А именно, имеется возможность договориться с поставщиком материалов об отсрочке платежа до 30 дней, правда, стоимость материалов при этом возрастет на 10%. Попробуем отразить это в плане:

дата операции	наименование операции	сумма операции	исходящий остаток
01/09/18	остаток ден. средств	2 100 000	2 100 000
02/09/18	закуп материалов для заказа, первый платеж	-700 000	1 400 000
05/09/18	выплата заработной платы	-1 000 000	400 000
25/09/18	выплата налогов	-400 000	0
30/09/18	получение оплаты за заказ	4 000 000	4 000 000
30/09/18	оплата за материалы	-330 000	3 670 000

Этот пример хорошего планирования показывает, что безвыходных ситуаций не бывает. Однако, когда в реальности в планах приходится учитывать множество операций, по нескольким счетам, кассам, проектам и при этом, очень важно оперативно отражать в плане изменяющуюся ситуацию: экономию или перерасход, неучтенные поступления и расходы. Это и есть та самая проблема - рутина и расход драгоценного времени - о которой я говорил ранее.

Какие варианты решений есть? Некоторые из наших клиентов используют бюджетирование и, что особенно важно, - в части ДДС (движения денежных средств).

Нанять толкового сотрудника, который будет вести такое планирование. Очевидно, что такой сотрудник становится правой рукой отчасти с функциями головы, что открывает прекрасные перспективы для дальнейшего развития, но на дороге такие сотрудники не валяются.

Наконец, остается верный способ с тетрадкой или с Excel. Кстати, Excel и аналогичные ему инструменты прекрасны своей гибкостью и доступностью.

Какой из этих вариантов Ваш? Лично меня уже не вдохновляет ни один из них, разве что первый, но это следующая и очень отдельная тема.

Рассматриваемый выше вариант является упрощенным бюджетированием, которое можно развернуть на таких управленческих системах, как Управление торговлей, Управление торговым предприятием или Комплексной автоматизации. Теоретически, этот способ можно реализовать и на Бухгалтерии, но тогда придется добавлять несколько документов и сильно исказить исходную конфигурацию что, обычно, нежелательно.

Конечным результатом является простой и наглядный отчет:

Алгоритм работы подразумевает использование следующих видов документов:

• Заказ покупателя;

• Планируемое поступление денежных средств;

• Заказ поставщику;

• Заявка на расходование денежных средств.

Управление отчетом позволяет:

• устанавливать горизонт планирования от настоящего момента и сколь угодно далеко в будущее;

• отбирать документы с определенными статусами (в т.ч. утвержденные, просроченные);

• отбирать документы по определенному проекту (сделке);

• планировать денежные средства в вариантах наличные и безналичные, только наличные или только безналичные, определенный счет или касса.

Сам отчет может быть распечатан, сохранен в Excel, а внедрение такого отчета при этом или не затрагивает конфигурацию, или затрагивает в минимальной степени.

Главное преимущество этого инструмента заключается в прогнозировании и исключении кассовых разрывов, поиску наиболее оптимальных вариантов финансовых планов, снижению неопределенностей и рисков.

Особо отмечу, что отчет этот является динамическим. Он в любой момент времени отражает актуальное состояние так как учитываются все совершенные операции: оплаты от клиентов и поставщикам, регистрация поступлений и реализаций, любые движения денежных средств.

Этот простой инструмент легко использовать субъектам малого и среднего бизнеса. Для того, чтобы он заработал нужно настроить и подрегулировать бизнес процессы.

Автор: Четверня С.С.